Xây dựng Personal CRM để quản lý người theo dõi và khách hàng

1. Personal CRM là gì và tại sao creator cần?

• CRM (Customer Relationship Management) không chỉ dành cho doanh nghiệp.
• Personal CRM là hệ thống giúp bạn:
  • Ghi nhớ ai là ai: học viên cũ, bạn cộng tác, người đăng ký email…
  • Theo dõi lịch sử tương tác: đã hỏi gì? đã mua gì? đã nhận email nào?
  • Gửi tin nhắn/email đúng lúc, đúng người
  • Ưu tiên mối quan hệ chất lượng: fan cứng, người mua nhiều lần, khách hàng VIP

Tưởng tượng có một trợ lý ảo luôn nhắc bạn: “Tuần trước chị Mai hỏi về khóa học, hôm nay là lúc follow up.”

2. Dùng Airtable làm bảng quản lý mối quan hệ cá nhân

Ưu điểm:

• Giao diện như bảng tính Excel nhưng mạnh mẽ như database
• Dễ tạo filter, tag, view riêng cho từng nhóm (fan trung thành, khách hàng tiềm năng…)
• Có thể embed vào Notion hoặc tạo form thu thập thông tin trực tiếp từ blog hoặc link bio
• Có API để kết nối với bất kỳ công cụ nào bạn dùng

Cách xây dựng:

• Trường cơ bản nên có:
  • Tên đầy đủ
  • Email
  • Nguồn đến từ đâu (YouTube, Instagram, email…)
  • Mối quan hệ (khách hàng, học viên, cộng sự…)
  • Mốc thời gian tương tác gần nhất
  • Ghi chú cá nhân, sở thích, hành vi mua
  • Trạng thái: Mới, Đang nuôi dưỡng, Mua lần 1, Khách trung thành
• Tạo view:
  • “Cần follow up tuần này”
  • “Đã mua khóa học A nhưng chưa mua B”
  • “Fan comment 3 tháng liên tiếp”

Tài nguyên:

• Airtable CRM Template for Creators (update 5/2025 từ Creator Science)
• Hỗ trợ giao diện mobile, đồng bộ với Google Contacts
• Có thể import từ file CSV hoặc Google Sheet rất dễ

3. Quản lý hệ thống liên hệ và nội dung bằng Notion

Ưu điểm:

• Tích hợp nhiều workspace: content, học viên, đối tác, brand…
• Tùy biến cao, liên kết dữ liệu giữa các bảng
• Có thể tạo Dashboard tổng quan: ai đã học gì, tương tác gì, mua gì
• Thêm timeline, calendar view để theo dõi thời gian chăm sóc

Gợi ý cấu trúc:

• Dashboard “People Hub”: chứa tất cả contacts theo category
• Bảng “Fans & Commenters”: danh sách người hay tương tác trên mạng xã hội kèm liên kết đến bài viết họ từng bình luận
• Bảng “Khách hàng & học viên”: ghi lịch sử mua, feedback, ưu đãi riêng
• Bảng “Cộng sự & đối tác”: lưu thông tin brand đã làm việc, agency liên hệ
• Đồng bộ dữ liệu với Zapier hoặc Make từ ConvertKit/Airtable về Notion

4. Tự động hóa email CRM với ConvertKit

ConvertKit phù hợp creator vì:

• Giao diện dễ dùng, không rối như Mailchimp
• Cho phép gắn tag, phân loại danh sách theo hành vi (đã mở mail, click link…)
• Có automation theo “nếu… thì…” rất mạnh
• Mới cập nhật giao diện visual automation 5/2025 rất thân thiện

Gợi ý ứng dụng:

• Gắn tag khi người theo dõi tải freebie → gửi chuỗi onboarding tự động
• Gửi email cá nhân hoá: “Chào [Tên], bạn từng tham gia workshop A – đây là ưu đãi riêng cho bạn.”
• Chạy chiến dịch “re-engagement” cho người không mở email 30 ngày gần nhất
• Gắn tag dựa vào link click để phân loại quan tâm: “AI tools”, “Khoá học viết”…

5. Kết nối và đồng bộ toàn bộ hệ thống

Dùng Zapier hoặc Make để:

• Tự động đồng bộ form từ website → Airtable → ConvertKit → Notion
• Gửi thông báo về Slack/Telegram khi có lead mới, học viên mới
• Cập nhật ngày tương tác gần nhất vào bảng Notion khi email được mở hoặc link được click
• Gửi reminder follow-up định kỳ mỗi sáng thứ Hai (qua email hoặc app Todoist)

Lưu ý khi triển khai:

• Đặt quy ước tag và category rõ ràng ngay từ đầu
  • Ví dụ: “subscriber_newsletter”, “hocvien_paid”, “brand_potential”
• Lên lịch mỗi tuần rà lại danh sách:
  • Ai cần chăm sóc lại?
  • Ai có hành vi rời rạc?
  • Ai xứng đáng được nâng cấp thành partner?

✅ Tổng kết

Thương hiệu cá nhân mạnh là thương hiệu biết quản lý – không chỉ nội dung mà còn cả mối quan hệ.

Một hệ thống CRM cho chính bạn sẽ giúp chăm sóc người theo dõi tốt hơn, cá nhân hóa từng nội dung, tăng chuyển đổi và giữ kết nối bền vững.